El tablero Kanban es una herramienta de gestión de proyectos y procesos extremadamente útil. Entre sus ventajas principales, este sistema permite conocer el estado de todas las tareas y recursos implicados en un proyecto o proceso determinado.
En este sentido, el tablero Kanban permite visualizar todo el flujo de trabajo de una manera ágil e inmediata, saber en qué situación se encuentra cada tarea y cuáles son sus plazos de finalización o entrega, a cargo de qué persona, cuáles son las necesidades para su terminación… y todo desde el mismo lugar. Se trata de una herramienta especialmente eficaz para mejorar procesos, agilizar la gestión de proyectos o desatascar cuellos de botella.
Origen del método Kanban
El método Kanban surge en Japón en la década de los años 50 del siglo XX como sistema de información visual a través de tarjetas (de ahí su nombre, puesto que Kanban significa “señal” o “tarjeta” en japonés) aplicado en las fábricas de Toyota.
Kanban, del japonés señal o tarjeta, consiste en gestionar visualmente y de forma ágil tareas, proyectos, procesos o lo que te propongas.
Toyota ideó las tarjetas Kanban como una técnica mediante la que fases posteriores del proceso de producción se comunican con las anteriores para que les envíen materiales, porque tienen capacidad disponible. Dicha comunicación se realiza a través de las tarjetas Kanban, que sirven como señal para coordinar cuándo se inicia o finaliza cada tarea o proceso, conociendo la situación del resto de tareas y procesos.
En la actualidad, el método Kanban es utilizado por millones de personas y organizaciones, ya que permite ser adaptado a cualquier tipo de proceso y en cualquier tipo de actividad, industrial o de servicios gracias a la flexibilidad que ofrece el tablero Kanban.
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El tablero Kanban
El tablero es el instrumento con el que se pone en práctica el método Kanban. Su funcionamiento es también muy sencillo. Se distribuye el espacio de trabajo a través de dos elementos principales, columnas y tarjetas, que representan el estado o la fase en que se encuentra cada tarea.
La libertad es una de las principales ventajas de esta herramienta, puesto que no existe una regla para crear columnas o determinar el contenido de cada tarjeta. Aunque en este ejemplo utilizaremos el orden más corriente, pueden existir tantas columnas como estados o fases puedan tus procesos.
Las columnas
Partiremos de un punto en el que tendremos un conjunto de tareas por hacer, situadas en la columna pendientes. Posteriormente iremos las iremos colocando en cada columna, según vayan progresando: planificadas cuando tengan una fecha estimada, en curso cuando se estén desarrollando y realizadas cuando hayan sido terminadas o entregadas.
Además, la flexibilidad es tan grande que podemos añadir columnas intermedias, por ejemplo cuando trabajamos en equipo y existen más puntos intermedios en los flujos de trabajo. Por ejemplo, en pruebas, validadas, rechazadas o las que sean necesarias.
Las tarjetas
Las tarjetas son los Kanban o señales visuales que representan a las tareas. Su contenido también puede variar según la complejidad de cada proyecto, proceso y organización, según sus respectivos flujos de trabajo.
Lo normal es que todas las tarjetas contengan al menos el nombre de la tarea, una fecha de entrega y una persona responsable asignada. Sin embargo, puedes añadir más señales visuales adicionales dentro de cada tarjeta para añadir más información. Por ejemplo, puedes utilizar tarjetas de diferentes colores, etiquetas, checklists, categorías u otros campos adicionales que sirvan para identificar cada tarea de la mejor manera posible.
El movimiento
Teniendo un tablero Kanban correctamente organizado por columnas y una lista de tareas pendientes para completar nuestro proyecto, proceso o flujo de trabajo, el mecanismo es tan sencillo como “mover” las tarjetas a su correspondiente columna según evolucionan las tareas. Así de sencillo.
Cómo crear un tablero Kanban
Crear un tablero Kanban es muy fácil. Dependiendo de tus necesidades, puedes optar por un tablero Kanban físico o digital.
Los tableros físicos
Un tablero Kanban físico es especialmente útil para iniciarte en este método o acciones que no tienen continuidad o largo recorrido. Habitualmente se utilizan los tableros físicos para cuestiones rápidas que requieren agilidad o involucran a varias personas presencialmente.
Bastará con una pizarra o un folio en blanco (nosotros te lo ponemos fácil con una plantilla gratuita), un buen taco de postits y rotuladores.
Plantilla de tablero Kanban. Un recurso listo para imprimir y mejorar la gestión de tus tareas, proyectos o procesos de una forma sencilla.
Los tableros digitales
Los tableros Kanban digitales son cada vez más habituales. Ofrecen una gran flexibibilidad y personalización, mayor cantidad de datos y el espacio ilimitado que ofrecen los entornos online para los equipos de trabajo, que son cada vez más diversos y remotos.
Existen numerosas aplicaciones que permiten crear y gestionar tableros Kanban de forma colaborativa, asignar tarjetas, establecer fechas límite, alertas, compartir archivos y comentarios o establecer diferentes códigos visuales, etiquetado y categorizado.
En este sentido, los tableros Kanban digitales son la opción perfecta para gestionar proyectos, procesos y flujos de trabajo de una manera más automatizada, autogestionada y controlada por todos los miembros del equipo, elevando su rendimiento de manera exponencial.
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Ejemplos y casos de éxito
Se puede utilizar un tablero Kanban para todo. La planificación y gestión de todas las tareas involucradas en un proyecto de cualquier índole, gestionar procesos clave o incluso planificar unas vacaciones, entre todas las aplicaciones que se te puedan ocurrir.
En Talkale y Lainakai utilizamos tableros Kanban a diario, tanto individuales como para trabajar en equipo, a nivel interno y con clientes. Además, a través de nuestros servicios de innovación y formación integramos el método Kanban en los procesos de otras organizaciones y adaptamos la herramienta a cada cliente (no al revés).
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La clave está en la continuidad
Como en todas las herramientas de Innovación y Marketing Digital, la clave está en su continuidad. Realizar una integración y personalización del tablero Kanban es un paso muy importante, pero actualizarlo continuamente, con una frecuencia al menos diaria, es determinante para que funcione.
Ponte en manos expertas para integrar el método Kanban en tu organización, recibir la formación necesaria para gestionarlo y aprovechar al máximo el impacto positivo que esta herramienta genera.
Especialista en Innovación y Marketing Digital, incansable e involucrado en otros proyectos emprendedores y sociales para cambiar el mundo.
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