Gestionar el tiempo, un recurso muy limitado y valioso, es una de las habilidades más importantes para el éxito de cualquier proyecto, sobre todo cuando las tareas se acumulan hasta crear un cuello de botella que nos ralentiza, o en el peor de los casos, nos paraliza. La matriz de Eisenhower es una herramienta muy sencilla que sirve de ayuda para clasificar las tareas, ordenarlas por prioridad y mejorar nuestra productividad a nivel individual, colectivo o de grupo.
Taller de la matriz de Eisenhower. Elimina los ladrones de tiempo y dispara la productividad.
Mejorar la productividad puede significar tres cosas:
- Hacer más en la misma o menor cantidad de tiempo
- Hacer mejor en la misma o menor cantidad de tiempo
- Hacer más y mejor en la misma o menor cantidad de tiempo
El origen de la matriz de Eisenhower
La matriz de Eisenhower, también conocida como la caja de Eisenhower o la matriz urgente/importante forma parte del método Eisenhower, que tiene su origen en una cita atribuida al ex-Presidente de Estados Unidos Dwight D. Eisenhower (Fuente: Wikipedia).
Tengo dos clases de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes
Dwight D. Eisenhower
Utilizando este principio de decisión de Eisenhower, las tareas se evalúan con los criterios importante/no importante y urgente/no urgente, de forma que, colocadas en los cuadrantes correspondientes de la matriz, permiten obtener una visión de todos los elementos en un solo espacio, convirtiendo una larga lista de tareas pendientes en un conjunto ordenado de prioridades.
Ordenando un montón de tareas y problemas
El ejercicio es sencillo. El primer paso será crear una gran lista de tareas y clasificarlas en los cuadrantes de la matriz de Eisenhower según los mencionados criterios de urgencia e importancia.
Cuadrante 1: urgente e importante
Tareas que deben realizarse lo antes posible y que debemos asegurar que no se queden sin hacer, como situaciones del día a día o imprevistos (por ejemplo: cerrar una venta, responder a un requerimiento legal o una analizar una nueva oportunidad de negocio).
Cuadrante 2: importante y no urgente
Tareas que son imprescindibles, pero no tienen una fecha de vencimiento inmediata. Normalmente tienen que ver con la dimensión estratégica del negocio o del proyecto, como por ejemplo, analizar nuestros KPI y desarrollar acciones de mejora, abrir un nuevo canal de Marketing Digital o buscar nuevos mercados potenciales.
Cuadrante 3: urgente y no importante
Las tareas urgentes pero no importantes son todas aquellas que proceden de las rutinas y los procesos administrativos, pero que son letales si no se realizan lo antes posible. Por ejemplo, enviar la cifra de ventas de del día anterior, responder las dudas recibidas a través de nuestro formulario de contacto o resolver una incidencia técnica en alguno de nuestros canales de Marketing Digital.
Cuadrante 4: no urgente y no importante
Si algo no es urgente ni importante… ¿por qué lo hacemos? Seguramente porque nos gusta, y eso también tiene que ver con el éxito o el fracaso de cualquier proyecto. Sin embargo, hay que saber distinguir estas tareas, puesto que se pueden convertir en ladrones de tiempo o procrastinación (lo cual no quiere decir que no hagamos nada, sino que estamos invirtiendo excesivo tiempo en la tarea incorrecta).
Plantilla de la Matriz de Eisenhower. Un recurso listo para descargar y editar en formato .docx para ordenar tus tareas, mejorar la gestión del tiempo y la productividad.
Pasar a la acción: hacer ahora, planificar, delegar o eliminar
Si hemos realizado el ejercicio anterior tendremos una matriz de Eisenhower llena de elementos en cada cuadrante, en mayor o menor cantidad dependiendo de el grado de importancia que tengan determinados aspectos en cada tipo de organización, sector o público objetivo.
Sea como sea, ahora es el momento de pasar a la acción:
- Las tareas del cuadrante 1: urgente e importante deberán hacerse de forma inmediata
- Las tareas del cuadrante 2: importante y no urgente pueden planificarse o posponerse para ser realizadas con una fecha futura.
- Las tareas del cuadrante 3: urgente y no importante pueden ser delegadas
- Las tareas en el cuadrante 4: no urgente y no importante deben, según la teoría, ser eliminadas. Sin embargo, en Talkale recomendamos no eliminar por completo este tipo de tareas. Siempre viene bien procrastinar “un poco” con lo que te gusta… y eso repercutirá positivamente en otros aspectos del proyecto (por ejemplo, en Lainakai estamos mirando Google Analytics en tiempo real a cada momento).
La matriz de Eisenhower en tu ecosistema de Innovación
Una sola herramienta no es la solución a todos los problemas de gestión del tiempo y productividad. Sin embargo, la matriz de Eisenhower es una herramienta muy sencilla de utilizar, aporta muchas ventajas y se complementa a la perfección con otras herramientas.
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Aplicar la matriz de Eisenhower en la práctica es realmente sencillo. Puedes aplicarla sobre tus tareas individuales de equipo, sobre un proyecto o sobre una organización entera. Será suficiente con papel y lápiz, escribir sobre la plantilla que puedes descargarte gratis en Talkale Academy o utilizar algunas aplicaciones colaborativas online, como por ejemplo Trello, Asana o Todoist.
Como siempre ocurre con este tipo de herramientas, lo más importante es integrar la matriz de Eisenhower en tu ecosistema de Innovación. Aplicar esta herramienta hoy de forma aislada no te servirá de nada, más que para salir del paso unos días. Para que funcione de verdad, es vital utilizar estas herramientas de forma continua, realizar un seguimiento y actualizarlas, en este caso eliminando las tareas realizadas y añadiendo nuevas, pero sobre todo integrándolas y sistematizándolas en el día a día de las organizaciones.
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